Contrôlez votre productivité individuelle avec MyAnalytics

Introduction 

Multiplication du nombre de réunions, d’échanges par emails, d’appels téléphoniques, changement de modes de collaborations, effervescence du télétravail… Ces dernières années nous avons vu radicalement changer nos manières de travailler, parfois pour le meilleur, parfois pour le pire. 

On estime que la plupart des équipes passent entre 80 et 90% de leurs temps en réunion, à répondre à des mails ou à des appels. On estime aussi que la moitié du temps passé en réunion est non productif. 

L’impact sur la vie personnelle est loin d’être négligeable. Les sollicitations en dehors des heures de travail sont courantes. 

Garder le contrôle sur sa productivité ET son bien être devient un réel défi. 

Reprendre le contrôle de sa productivité 

Se poser pour analyser sa façon de travailler n’est pas chose évidente. Il faut produire, participer aux réunions, lire ou répondre aux 97 mails reçus dans la journée. De plus, votre « visibilité » auprès de vos collègues et de vos managers lors du travail individuel est moindre que lorsque vous participez à des réunions ou lorsque vos contacts reçoivent constamment des mails de vous. 

Pour ceux qui font la démarche de diagnostiquer un problème de productivité individuelle, un autre problème se pose sur la durée : conserver les « bonnes » habitudes. On revient vite à une désorganisation lorsque nous sommes trop sollicités et submergés de demandes. 

Suite à l’essor des solutions de collaboration, des outils permettant de mesurer la productivité ont vu le jour. Pour ceux qui suivent mes billets de blog, on connait déjà le « Score de Productivité » et la polémique qui l’entoure. N’ayez crainte ! L’outil que je compte vous présenter dans cet article est uniquement accessible par vous et vous seul. Ni votre administrateur ni votre manager ne peuvent y avoir accès. J’ai nommé : MyAnalytics. Il s’adresse aux utilisateurs Microsoft 365. 

Dans ce billet, je vais décrire l’outil mais surtout présenter une démarche que vous pouvez adopter pour : 

• Diagnostiquer un problème de productivité 
• Définir un objectif 
• Construire une habitude 
• Maintenir votre habitude 

Diagnostiquer un problème de productivité 

Tout d’abord, je tiens à préciser que si vous rencontrez un problème de productivité, ce n’est pas forcement vous la cause ! 

Exemple : Vous faites partie d’une équipe de 10 personnes. 3 des membres envoient des mails à toute l’équipe, sans se soucier de définir précisément quels destinataires sont concernés, alors que le canal de communication préféré est Teams. Vous passerez votre journée à « dépiler » des conversations interminables vous concernant peut être à 10%… Pourtant la mauvaise pratique ne vient pas de vous. 

Si vous rencontrez une « surcharge » de collaboration mais que le problème et sa cause restent flous, un diagnostic s’impose. 

Diagnostic Qualitatif 

Il y a plusieurs catégories clés à prendre en compte pour diagnostiquer la qualité de votre productivité : 

• Le temps de travail individuel 
• La collaboration 
• Votre bien être 
• Votre réseau 

Tout diagnostic commence par des questions en rapport avec ces catégories. Voici quelques exemples : 

Travail individuel : 

• Ai-je la possibilité de planifier suffisamment de temps pour me concentrer sur mon travail individuel ? 
• Ai-je le temps pour réfléchir à des idées créatives pour faire évoluer ma société ? 
• Suis-je interrompu(e) régulièrement durant mon travail individuel ? 

Collaboration : 

• Suis-je complétement concentré(e) lors de mes réunions ? 
• Est-ce que je m’appuie trop sur la messagerie électronique (asynchrone) ? 
• Le volume de courrier électronique que j’envoie/reçois est-il en rapport avec ma fonction ? 

Bien être : 

• Est-ce que mon travail empiète sur ma vie personnelle ? 
• Est-ce que je dois travailler sur des sujets importants en fin de journée ? 

Réseau : 

• Est-ce que j’échange vraiment avec des personnes qui peuvent m’aider concrètement dans mes réalisations ? 

C’est une liste non exhaustive évidemment. Mais en substance : Posez vous les bonnes questions avant de vous plonger dans l’outil. Ce n’est pas l’outil qui vous dira quels objectifs vous conviendront. Il vous aidera à les atteindre par contre. 

L’idée ici est de sélectionner la catégorie qui vous pose le plus de problème, si plusieurs catégories sont concernées, priorisez. 

Nous allons prendre comme exemple la 1^ère catégorie, le travail individuel. L’idée est désormais d’obtenir un diagnostic quantitatif sérieux, c’est là que MyAnalytics entre en jeu. Il offre des mesures et des conseils pour atteindre vos objectifs. 

Diagnostic Quantitatif 

Rendez-vous sur : MyAnalytics (microsoft.com) ! 

L’outil s’ouvre sur la page d’accueil, qui vous permet d’obtenir une vue sur les mesures concernant chaque catégorie précédemment citée. 

La catégorie qui nous intéresse est donc « Travail individuel ». Nous obtenons déjà une mesure, le temps disponible pour le travail individuel. Si vous cliquez sur le point d’interrogation, vous obtenez une explication sur la méthode de calcul. Je vous encourage à le faire pour bien comprendre comment s’organiser et paramétrer son environnement pour que MyAnalytics remplisse correctement sa fonction. 

Ici on comprend rapidement que sans un calendrier correctement rempli, les statistiques ne seront pas pertinentes. Donc si vous prévoyez de travailler sur un sujet en individuel (rédaction de document, développement, etc…), ajoutez un rendez-vous dans Outlook, dans lequel vous serez le seul participant. 

En cliquant sur « Dégagez davantage de temps pour le travail individuel », vous obtiendrez des mesures plus détaillées et des fonctionnalités très intéressantes comme par exemple la réservation de temps de travail individuel dans votre calendrier. 

A nouveau nous allons nous attacher à utiliser et paramétrer notre environnement pour que MyAnalytics nous fournisse des informations fiables. Nous allons donc cliquer sur « Configuration du plan ». 

Vous pouvez définir quels jours de la semaine vous travaillez, les heures de travail et votre fuseau horaire. 

Plus intéressant, vous pouvez définir combien de temps par jour vous souhaitez accorder au travail individuel, si vous préférez que cela soit le matin ou l’après-midi (Nous sommes souvent plus productif le matin). Une option intéressante est de désactiver les notifications Teams pendant le temps de travail individuel. A nouveau, vous observerez un petit point d’interrogation qui vous permettra de mieux comprendre ce que vous paramétrez. 

Prêt pour un diagnostic quantitatif ! 

Ici vous obtenez une vue sur le pourcentage de temps de collaboration et de travail individuel. Il n’y a pas de vérité absolue à ce sujet. En fonction de votre rôle, de la période, vos objectifs peuvent varier. 

Ici ce sont mes statistiques. Elles sont bonnes par rapport à mon activité actuelle, à savoir structurer l’activité de ma Squad et effectuer une réalisation pour un client. Ce sont des phases de mon travail qui nécessitent un focus particulier sur mon travail individuel et quelques réunions avec mon DG et mes collègues de la Direction Technique ainsi qu’avec la chefferie de projet de mon client pour les rapports hebdomadaires. Si la tendance était inversée, j’aurais identifié un problème. Comment puis-je produire pour mon client et réfléchir à des idées créatives et originales pour ma Squad si je passe 86% de mon temps en réunions et seulement 14% de mon temps sur du travail individuel ? 

Définir un objectif 

Mes statistiques n’ont pas toujours été bonnes. J’avais au départ peu de temps de travail individuel comparé au temps de collaboration.  

Il est important de formuler clairement pourquoi nous souhaitons modifier notre comportement. Cela renforce la motivation. Sans cela, difficile de conserver une habitude. Pour ma part c’était plutôt simple, si je ne modifiais pas mon comportement collaboratif, le risque de ne pas livrer à temps était très fort. Il me fallait atteindre un minimum de 70% de temps individuel. 

Pour arriver à ce résultat, je me suis donc fixé un objectif de changement de comportement : 

« Planifier des heures de travail individuel supplémentaires pour améliorer ma productivité, créativité et prise de décision. » 

Quels buts mesurables dois-je atteindre pour y arriver ? Par exemple : 

• Consacrer moins de temps aux réunions, en gardant uniquement celles qui me concerne directement (rapports clients, réunions aboutissant à des décisions concernant ma Squad…). 

Construire une habitude 

L’objectif de changement de comportement est défini, les buts mesurables le sont également. Il me manque… Un comportement qui me permettra d’atteindre les buts fixés. 

J’ai donc procédé comme ceci : 

• J’ai refusé les réunions sans agenda. Ce sont bien souvent des réunions qui n’aboutissent à rien car aucuns objectifs fixés en amont. 
• J’ai évité les réunions qui me concernait peu. Celles dans lesquels au bout de 10 minutes vous perdez le focus et commencez à répondre à vos 100 mails en attente. 
• Je me suis fixé de réserver au moins 4h par jour de travail individuel dans mon calendrier. 

Ici, la confiance de votre manager et sa compréhension de votre travail sont primordiales. Dire non à des réunions n’est pas toujours bien perçu. Il se peut aussi que vous estimiez mal l’importance de votre présence à une réunion. Donc discutez avec lui/elle ? (J’ai de la chance le miens est Top). 

Maintenir votre habitude 

Les récompenses 

Là on rentre presque dans le coaching ! Pour garder une habitude, l’idéal est de se récompenser. Associer une récompense à un comportement fonctionne bien pour établir une routine. Nous ne sommes finalement pas si différents des animaux ^^. Personnellement un simple état d’avancement en fin de journée me permet de me récompenser, c’est grisant de savoir que vous avez réussi à accomplir 5 tâches dans la journée grâce à un changement de comportement alors qu’avant, réussir à en accomplir une relevait de l’exploit. Après si vous préférez manger un Panini au Nutella, libre à vous, mais si vous faites cela à chaque fois que vous refusez une réunion sans agenda, il va falloir prendre et maintenir une autre habitude… Celle de courir plus souvent ?. 

Les barrières 

Importantes à identifier, les barrières sont tous les obstacles qui vont vous empêcher de réaliser vos buts. La principale barrière que j’ai rencontrée lorsque j’ai souhaité me concentrer sur mon travail individuel : Les notifications. X vous a envoyé un mail, Y à liké votre message, etc. 

Ici c’est plutôt simple d’y remédier, j’ai tout simplement coupé Outlook et défini 1h par jour en fin de journée pour répondre à mes mails. J’ai géré mes notifications dans Teams, je ne suis plus spammé durant mes heures de travail individuel. Je ne reçois des notifications que si elles sont taguées comme importantes. 

Mesurer le changement 

Une fois que vos habitudes sont en place, vous pouvez commencer à regarder l’évolution grâce à MyAnalytics. 

Concernant mon objectif, voici les mesures et les actions qui m’ont été utiles : 

La tendance 

Cela m’a permis de savoir si, sur un mois, j’étais en train de m’approcher de mon objectif ou si je m’en éloignais. 

Habitudes de réunions 

Ces mesures m’ont permis de savoir si mon attention durant les réunions était au rendez-vous. En d’autres termes, si je réservais bien mon temps de collaboration à l’échange avec mes coéquipiers et pas à traiter mes mails. Cela sous-entend également que ces réunions me concernaient directement. 

Habitudes de communication 

Ces mesures m’ont permis de savoir si je n’étais pas submergé par le conversationnel. Comme je le dis souvent, être productif, c’est rarement envoyer et lire 100 mails par jour… En réduisant le nombre d’échange inutile, plus de temps pour la productivité ! 

Conclusion 

Voilà donc, selon moi, comment aborder MyAnalytics. Vous vous rendrez compte qu’au final, je me sers de l’outil assez tard dans l’article. Ne négligez surtout pas la phase de planification : Diagnostic, Définition des objectifs, Construction et maintien de l’habitude. Ce n’est pas MyAnalytics qui vous apportera cela, mais plutôt une réflexion personnelle et des discussions avec votre manager. 

MyAnalytics est là pour vous aider à mesurer et prendre des décisions en rapport avec vos objectifs. 

J’ai pris l’exemple d’un objectif qui visait à augmenter mon temps de travail individuel. Mais beaucoup d’autres objectifs peuvent être adressés grâce à MyAnalytics. J’aurais pu prendre comme exemple l’objectif de ne plus travailler régulièrement hors de mes heures de travail.